4.02 Controlo de Documentos

1. OBJECTIVO

Este procedimento descreve as actividades relativas ao controlo de documentos, com o objectivo de prevenir o uso de informação desactualizada.

2. ÂMBITO

O âmbito de aplicação deste procedimento é o SMS e outra documentação e publicações relevantes para o SMS.

3. EXCEPÇÕES

Nenhuma

4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

IMO Resolution A.741(18).

5. RESPONSABILIDADE

A responsabilidade pelo controlo de todos os documentos é do Responsável Nomeado.

6. DESCRIÇÃO

6.1 – Forma dos documentos

Todos os documentos usarão o cabeçalho seguinte em todas as páginas, para permitir uma identificação inconfundível:

 

Logo	Capítulo:	?	Data:??.??.??	Prepar. por�	NOME DA SECÇÃO	PAG: ?|?
				?
	Secção:	??	Revisão: ??	Aprov. por�
				?

�

---

NOME DO DOCUMENTO

---

Os pontos de interrogação serão substituídos pela informação adequada.

No rodapé aparecerá o nome da companhia�Naviera Armas CVe o nome do ficheiro.

Unicamente no original da Companhia aparece a assinatura do responsável pelo procedimento.

6.2 – Alteração de documentos e novos documentos

Nos documentos alterados a nova data é inscrita e o número da revisão é somado de um.

Os novos documentos são emitidos com o número 0 de revisão.

As alterações são indicadas por texto em itálico.

As secções alteradas de um Manual só poderão ser substituídas na totalidade. Folhas avulsas não fazem parte do Manual.

As secções alteradas e um novo “ÍNDICE DE REVISÕES ACTUAIS” serão enviados a todos os destinatários dos documentos controlados, que devem assegurar que o Manual é actualizado, retirando as secções revistas e substituindo-as pelas novas.

O destinatário de um documento alterado deverá confirmar a recepção por escrito.

As secções revistas devem ser imediatamente destruídas. A excepção é o arquivo de alterações do Responsável Nomeado.

O Responsável nomeado manterá um arquivo de todas as secções alteradas, que serão carimbadas “ALTERADO” em todas as páginas, por um período de 3 anos.

6.3 – CÓPIAS NÃO CONTROLADAS DE DOCUMENTOS

Em princípio, os documentos não deverão ser copiados. No caso de serem copiados, deverão ser carimbados “NÃO CONTROLADO”.

Isto não se aplica às cópias de trabalho de check lists, que serão cópias dos originais actualizados.

6.4 – ARQUIVO E DESTRUIÇÃO DOS DOCUMENTOS

O arquivo e a destruição dos documentos será feita de acordo com a Secção 4.11 deste Manual.

Quando um navio é vendido (mudança de proprietário) ou abatido (venda para sucata) todos os seus documentos serão destruídos.

 

A Gerencia