4.16 Pastas dos registos relativos ao SMS

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Escritório da Ponte
/Comandante
Escritório Cia/
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RENDIÇÃO DO CHEFE DE MÁQUINAS

FAMILIARIZAÇÃO COM O EQUIPAMENTO DA PONTE

Nesta pasta/secção serão arquivados os documentos:
CHECK LIST PONTE/NAVEGAÇÃO – 1 (FAMILIARIZAÇÃO COM O EQUIPAMENTO DA PONTE) Modelo NCOM_3.01-MdC
Os documentos serão arquivados por ordem crescente da data de embarque dos Oficiais

FAMILIARIZAÇÃO COM O EQUIPAMENTO DA CASA DAS MÁQUINAS

Nesta pasta/secção serão arquivados os documentos:
CHECK LIST MÁQUINAS – (FAMILIARIZAÇÃO COM O EQUIPAMENTO DA CASA DAS MÁQUINAS) Modelo SMM_4.04-MdC
Os documentos serão arquivados por ordem crescente da data de embarque dos Oficiais

ROL DE MATRÍCULA

CONTRATOS DE TRABALHO

BILHETES DE EMBARQUE / DESEMBARQUE

(Tripulantes embarcados)

Nesta pasta/secção serão arquivados os seguintes registos:
ROL DE MATRÍCULA referente ao ano em curso. No início do ano será retirado dando origem a um novo Rol de Matrícula; 
CONTRATOS DE TRABALHO dos tripulantes que estão presentemente embarcados; 
BILHETES DE EMBARQUE/DESEMBARQUE dos tripulantes que estão presentemente embarcados.A pasta terá tres divisões para arquivar cada tipo de registos

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

Nesta pasta/secção serão arquivados os seguintes registos:
CONTRATOS DE TRABALHO dos tripulantes desembarcados;
BILHETES DE EMBARQUE/DESEMBARQUE dos tripulantes desembarcados.

A pasta terá duas divisões para arquivar cada tipo de registos

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

RENDIÇÃO PESSOAL DO MAR

Nesta pasta/secção ficam arquivadas as fotocópias ou os originais do registo:
RENDIÇÃO PESSOAL DE MAR Modelo PERS_3.04-MdC
ou modelo Rendição – Ficheiro Informático)
Arquivado por ordem crescente das datas em que são emitidos.

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

QUESTIONÁRIO PARA TRIPULANTES ACABADOS DE EMBARCAR

Nesta pasta/secção serão arquivados os originais dos impressos:
QUESTIONÁRIO PARA TRIPULANTES ACABADOS DE EMBARCAR Modelo SMM_4.01-MdC.�

Os impressos serão arquivados por ordem crescente das datas à medida que os tripulantes vão embarcando.

Escritório do navio

Escritório Cia/
Plataforma online

AVALIAÇÕES DE DESEMPENHO

Nesta pasta/secção serão arquivadas as fotocópias.dos seguintes registos :
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO PARA OFICIAIS Modelo SMM_2.04-MdC
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO PARA NÃO OFICIAIS Modelo SMM_2.05-MdC
A pasta será dividida em duas partes :uma para Oficiais e outra para não Oficiais devendo as fotocópias dos  modelos ser arquivados por ordem crescente (data) de desembarque.

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

ENTREGA / RECEPÇÃO DOCUMENTOS
(se da área protecção – confidencial)

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

COMUNICAÇÕES INTERNAS E RESPECTIVA LISTAGEM DE CONTROLO

(EMITIDAS A BORDO QUER SEJAM NAVIO/ESCRITÓRIO OU NAVIO/NAVIO – CÓPIAS APLICÁVEIS)

(se da área protecção – confidencial)

Nesta pasta/secção serão arquivados os originais dos seguintes documentos:
CONTROLO DE LISTAGEM DE COMUNICAÇÕES INTERNAS
Modelo MAIN_4.14.1.MdC vindas de terra.
COMUNICAÇÕES INTERNAS
Modelo MAIN_4.10.MdC
Esta pasta deverá ter 7 divisões destinando-se cada uma ao seguinte:
   Direcção Técnica e Segurança; 
   Direcção de Segurança (Protecção); 
   Direcção de Pessoal; 
   ISM e/ou Responsável Nomeado ISM;
   Direcção de Operações; 
   Administração.
Os documentos serão arquivados por ordem crescente da numeração

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

LISTAGEM DE OCORRENCIAS

LISTA DE OCORRENCIAS DOS RELATÓRIO SMSModelo MAIN_5.02.MdCAcidentes, Incidentes e Não-Conformidades.

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RELATÓRIOS SMS
(emitidos a bordo)�numeração de bordo ano civil

(se da área protecção – confidencial)

Nesta pasta/secção serão arquivados as fotocópias dos:

RELATÓRIO SMSModelo MAIN_6.01.MdCAcidentes, Incidentes e Não-Conformidades.

A pasta será dividida em duas secções : Relatórios não fechados e Relatórios fechados onde os Relatórios SMS serão colocados por ordem numérica decrescente.

No principio desta pasta também será arquivado o registo:

RELATÓRIO SMS – REGISTO E ESTADO DE RESOLUÇÃO 
que é enviado regularmente pelo Responsável Nomeado.

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
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RELATÓRIOS SMS
(emitidos no escritório)
numeração do escritório ano civil

(se da área protecção – confidencial)

Nesta pasta/secção serão arquivados as fotocópias dos:
RELATÓRIO SMS Modelo MAIN_6.01.MdC

A pasta será dividida em duas secções:
Relatórios não fechados e Relatórios fechados onde os Relatórios SMS ser5ão colocados por ordem numérica decrescente.

No principio desta pasta também será arquivado o registo:
RELATÓRIO SMS – REGISTO E ESTADO DE RESOLUÇÃO
que é enviado regularmente pelo Responsável Nomeado.

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

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AUTORIZAÇÕES PARA TRABALHOS

Nesta pasta/secção serão arquivados os originais dos seguintes registos:
AUTORIZAÇÃO PARA ENTRADA EM ESPAÇOS FECHADOS Modelo SM_3.12-MdC;
AUTORIZAÇÃO PARA TRABALHO A FRIO Modelo SM_3.14-MdC;

AUTORIZAÇÃO PARA TRABALHOS EM EQUIPAMENTO ELÉTRICO Modelo SM_3.15-MdC

AUTORIZAÇÃO PARA TRABALHO EM LOCAL ELEVADO E/OU FORA DA BORDA Modelo SM_3.16-MdC ;
AUTORIZAÇÃO PARA TRABALHOS / INSPECÇÕES SUBAQUÁTICAS Modelo SM_3.19-MdC.
AUTORIZAÇÃO PARA TRABALHO A QUENTE(só quando aplicável) Modelo SM_3.13-MdC juntando email da Direcção de Segurança autorizando o trabalho.

A pasta será dividida em 5 partes onde serão arquivados os respectivos modelos por ordem crescente de data.

Escritório do Imediato

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CONFIRMAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO DE TRABALHO

Nesta pasta/secção serão arquivados os originais dos seguintes registos:

CONFIRMAÇÃO DE TRABALHO Modelo SM_3.21-MdC;

Escritório do Imediato

Escritório Cia/
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INSTRUÇÕES DE TRABALHO E RESPECTIVA LISTAGEM DE CONTROLO

(EMITIDAS NO ESCRITÓRIO – ORIGINAIS)

(se da área protecção – confidencial)

Nesta pasta/secção serão arquivados os originais dos seguintes documentos:

INSTRUÇÕES DE TRABALHO Modelo MAIN_4.09-MdCcom a respectiva LISTAGEM DAS INSTRUÇÕES DE TRABALHOModelo MAIN_4.18-MdC emitidas em terra e recebidas a bordo

Esta pasta deverá ter 7 divisões destinando-se cada uma ao seguinte:

• Direcção Técnica e Segurança;
• Direcção de Segurança (Protecção);
• Direcção de Pessoal;
ISM e/ou Responsável Nomeado ISM;
Direcção de Operações;
Administração;

Os documentos serão arquivados por ordem crescente da numeração

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
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PLANOS DE EXERCÍCIOS / FREQUÊNCIA

Nesta pasta/secção serão arquivados as fotocópias dos seguintes registos :
PLANO DE EXERCÍCIOS / FREQUÊNCIA Modelo SMM_3.02-MdC;
PLANEAMENTO E AVALIAÇÃO DOS EXERCÍCIOS Modelo SMM_3.03-MdC .
Esta pasta terá 12 divisões correspondendo cada uma a um mês do ano onde serão arquivadas as fotocópias dos modelos SMM_3.03-MdC correspondentes aos exercícios realizados nesse mês. (Se por um motivo justificado – Reparação, avaria, etc., não tiverem sido realizados os exercícios programados deverá estar junto uma nota justificativa da não realização dos exercícios No principio da pasta estará arquivado o Modelo SMM_32 correspondente ao semestre em vigor e o do semestre anterior, no caso de se estar em�meses depois de Julho.

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

ACTAS DAS REUNIÕES DO GRUPO DE SEGURANÇA

Quando existir um Livro para este efeito o Livro levará a numeração correspondente a este arquivo.

Quando não existir um Livro as Actas serão arquivadas Nesta pasta/secção por ordem crescente da data da sua realização, acompanhadas da respectiva Convocatória.

Camarote do Imediato

Escritório Cia/
Plataforma online

RELATÓRIOS DE SEGURANÇA

Nesta pasta/secção serão arquivados as cópias das:
FICHAS DE INSPECÇÃO
que constituem o Relatório Mensal de Segurança.
Esta pasta terá 12 divisões correspondendo cada uma a um mês do ano onde serão arquivadas as fotocópias das Fichas de Inspecção.

Escritório do navio

Escritório Cia/
Plataforma online

ANÁLISE CRÍTICA PELO COMANDANTE

Escritório do Comandante
Escritório Cia/
Plataforma online

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VERIFICAÇÕES / INSPECÇÕES

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
Plataforma online

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
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CHECK LISTS DE SEGURANÇA –(Manual de Procedimentos de Segurança)

SM_3.01-MdC –�Ficha de inspecção às baleeiras
SM_3.02-MdC – Fichas de inspecção às jangadas pneumáticas
SM_3.03-MdC – Ficha de inspecção aos coletes de salvação
SM_3.04-MdC – Ficha de inspecção às bóias de salvação
SM_3.05-MdC – Ficha de inspecção a diversos meios de salvação
SM_3.06-MdC – Ficha de inspecção aos extintores portáteis�
SM_3.07-MdC – Ficha de inspecção às caixas de incêndio
SM_3.08-MdC – Ficha de inspecção às bocas de incêndio
SM_3.09-MdC – Ficha de inspecção a fatos de imerssão
SM_3.10-MdC – Ficha de inspecção  aos  Fatos Bombeiro
SM_3.11-MdC – Ficha de inspecção da central fixa- CO2

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
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AUDITORIAS INTERNAS

(se da área protecção – confidencial)

A pasta terá um separador por cada ano. Nesta pasta/secção serão arquivados as cópias e originais dos seguintes documentos se do âmbito do sistema de gestão de segurança:
Toda a documentação referente às AUDITORIAS INTERNAS(Seguintes modelos):
    Ficha controlo auditorias int / ext (MAIN_7.01.2-MdC
    Impresso preparação auditoria interna (MAIN_7.01.3-MdC
    Impresso plano auditoria interna (MAIN_7.01.4-MdC
    Relatório auditoria interna (MAIN_7.01.5-MdC
    Não Conformidade (SMS) (MAIN_7.01.6-MdC
    Nota de Observação – Evidência (SMS) (MAIN_7.01.7-MdC
Cada auditoria correspondentemente numerada para cada ano civil, será arquivada por ordem crescente (nº da auditoria) e cada uma delas  integrará toda a respectiva documentação acima mencionada.
Quando a auditoria for do âmbito da protecção, as pastas para arquivo serão as mencionadas no PPN.

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
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AUDITORIAS EXTERNAS

(se da área protecção – confidencial)

A pasta terá um separador por cada ano. Nesta pasta/secção serão arquivados as cópias e originais dos seguintes documentos:
Toda a documentação referente às AUDITORIAS EXTERNAS (Certificação):
RELATÓRIOS DE NÃO-CONFORMIDADES
NOTAS DE OBSERVAÇÃO – EVIDÊNCIA
Cada auditoria correspondentemente numerada para cada ano civil, será arquivada por ordem crescente (nº da auditoria) e cada uma delas  integrará toda a respectiva documentação acima mencionada.
Quando a auditoria for do âmbito da protecção, as pastas para arquivo serão as mencionadas no PPN.

Escritório do Comandante

Escritório Cia/
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IMPRESSOS/
RELATÓRIOS MÉDICOS / PARTICIPAÇÕES AO SEGURO

Nesta pasta/secção serão arquivadas as cópias dos seguintes registos:
RELATÓRIO MÉDICO/MEDICAL REPORT Modelo SMM_2.07-MdC .
PARTICIPAÇÕES À SEGURADORA ( ANEXADAS AO RESPECTIVO RELATÓRIO MÉDICO )
Serão arquivados por ordem crescente das datas.

Ponte / Farmácia

RELATÓRIOS DA SECÇÃO DE SAÚDE

Nesta pasta/secção serão arquivadas as cópias dos Relatórios da Secção de Saúde que serão constituídos pelos seguintes registos:
RELAÇÃO MENSAL DE MEDICAMENTOS CONSUMIDOS A BORDO Modelo SMM_7.02-MdC ;
REGISTO DE INUTILIZAÇÃO Modelo SMM_7.03-MdCquando aplicável;
INVENTÁRIO DA FARMÁCIA/KIT DE PRIMEIROS SOCORROS�Modelo SMM_7.06-MdCquando aplicável;
INVENTÁRIOS DA FARMÁCIA DAS BALEEIRAS Modelo SMM_78) quando aplicável.
IMPRESSO DE REGISTO DE ACIDENTES�Modelo SMM_2.10-MdC
Esta pasta terá 12 divisões correspondendo cada uma a um mês do ano onde serão arquivadas as cópias dos relatórios.

DOTAÇÃO MEDICA – CABO VERDE� Modelo SMM_7.05-MdC�

Farmácia

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PASTA DE PLASTIFICADOS

Esta pasta deverá ter 4 divisórias com os seguintes check lists plastificados/registos:
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(SM_3.17-MdC – Pranchas e escadas de portaló

ERSH
ERSH_3.01-MdC– Situação de emergência – Avaria da máquina principal
ERSH_3.02-MdC– Situação de emergência – Avaria na máquina do leme
ERSH_3.03-MdC– Situação de emergência – Avaria numa das maquinas principais
ERSH_3.04-MdC – Situação de emergência – Avaria no comando da ponte 
ERSH_3.05-MdC– Situação de emergência – Abalroamento eminente / abalroamento
ERSH_3.06-MdC– Situação de emergência – Encalhe ou varamento
ERSH_3.07-MdC– Situação de emergência – Fogo ou explosão na casa da máquina
ERSH_3.09-MdC– Situação de emergência – Fogo ou explosão na área dos tanques
ERSH_3.10-MdC – Situação de emergência – Avaria no casco
ERSH_3.11-MdC – Situação de emergência – Homem ao mar
ERSH_3.12-MdC– Situação de emergência – Busca e salvamento
ERSH_3.13-MdC – Situação de emergência – Adornamento excessivo

Check list A da secção 3.2 do SOPEP/SMPEP – Situação de emergência – acção operacional para�derrames de óleo
Check list B da secção 3.3 do SOPEP/SMPEP – Situação de emergência – acção para derrames deóleo depois de um desastre
ERSH_3.19-MdC– Situação de emergência – Fogo nos alojamentos / salão passageiros e/ou outros locais
ERSH_3.20-MdC– Situação de emergência – Abandono
ERSH_3.21-MdC– Uso de aparelhos respiratórios em situação de emergência (Salvamento num tanque/outro espaço/inspecções urgentes em avaria/combate incêndios)

Ponte

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PUBLICAÇÕES /PLANOS
/DESENHOS/�MANUAIS

Nesta pasta/secção será arquivado o inventário (incluindo a sua localização) do seguinte:
PUBLICAÇÕES existentes naPONTE;
PLANOS / DESENHOS do navio;
MANUAIS do equipamento do navio
A pasta terá quatro divisões para arquivar cada tipo de registos

Escritório do Comandante
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Gestão dos Lixos

Esta pasta terá 2 divisórias:
IMPRESSO DE PRÉ NOTIFICAÇÃO Modelo SMM_6.01.2-MdC
RECIBO DE ENTREGA DE RESIDUOS Modelo SMM_6.03-MdC�

Escritório do Comandante

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FAMILIARIZAÇÃO COM O EQUIPAMENTO DA CASA DAS MÁQUINAS

Escritório do Chefe de máquinas

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AVALIAÇÕES DE DESEMPENHO

Nesta pasta/secção serão arquivadas as fotocópias.dos seguintes registos :
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO PARA OFICIAIS Modelo SMM_2.04-MdC
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO PARA NÃO OFICIAIS Modelo SMM_2.05-MdC
A pasta será dividida em duas partes :uma para Oficiais e outra para não Oficiais devendo as fotocópias dos  modelos ser arquivados por ordem crescente (data) de desembarque.

Escritório do Chefe de Máquinas

Escritório Cia/
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ENTREGA / RECEPÇÃO DOCUMENTOS
(se da área protecção – confidencial)

Escritório do Chefe de Máquinas

Escritório Cia/
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COMUNICAÇÕES INTERNAS E RESPECTIVA LISTAGEM DE CONTROLO

(EMITIDAS A BORDO QUER SEJAM NAVIO/ESCRITÓRIO OU NAVIO/NAVIO – CÓPIAS APLICÁVEIS)

(se da área protecção – confidencial)

Nesta pasta/secção serão arquivados os originais dos seguintes documentos:
CONTROLO DE LISTAGEM DE COMUNICAÇÕES INTERNAS
Modelo MAIN_4.14.1.MdC vindas de terra.
COMUNICAÇÕES INTERNAS
Modelo MAIN_4.10.MdC
Esta pasta deverá ter 7 divisões destinando-se cada uma ao seguinte:
   Direcção Técnica e Segurança; 
   Direcção de Segurança (Protecção); 
   Direcção de Pessoal; 
   ISM e/ou Responsável Nomeado ISM;
   Direcção de Operações; 
   Administração.
Os documentos serão arquivados por ordem crescente da numeração

Escritório do Chefe de Máquinas

Escritório Cia/
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AUTORIZAÇÕES PARA TRABALHOS

AUTORIZAÇÃO PARA TRABALHO A FRIO Modelo SM_3.14-MdC;
AUTORIZAÇÃO PARA TRABALHO EM EQUIPAMENTO ELÉCTRICO�Modelo SM_3.15-MdC;
AUTORIZAÇÃO PARA TRABALHO EM LOCAL ELEVADO E/OU FORA DA BORDA�Modelo SM_3.16-MdC .

A pasta será dividida em 5 partes onde serão arquivados os respectivos modelos por ordem crescente de data.

Escritório do Chefe de Máquinas

CONFIRMAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO DE TRABALHO

Nesta pasta/secção serão arquivados os originais dos seguintes registos:

CONFIRMAÇÃO DE TRABALHO Modelo SM_3.21-MdC;

Escritório do Chefe de Máquinas

INSTRUÇÕES DE TRABALHO E RESPECTIVA LISTAGEM DE CONTROLO

(EMITIDAS NO ESCRITÓRIO – CÓPIAS APLICÁVEIS)

Nesta pasta/secção serão arquivados as cópias dos seguintes documentos:
INSTRUÇÕES DE TRABALHO Modelo MAIN_4.09-MdC
com a respectiva 
LISTAGEM DAS INSTRUÇÕES DE TRABALHO�Modelo MAIN_4.14-MdC emitidas a bordo.
Esta pasta deverá ter 7 divisões destinando-se cada uma ao seguinte:
    Direcção Técnica e Segurança;
    Direcção de Pessoal;
    ISM e/ou Responsável Nomeado ISM;
    Direcção de Operações;
    Administração;
    Navio / Navio;
Os documentos serão arquivados por ordem crescente da numeração

Escritório do Chefe de Máquinas

RELATÓRIOS TÉCNICOS

Escritório do Chefe de Máquinas

RELATÓRIOS DA MANUTENÇÃO PREDICTIVA

Nesta pasta/secção seriam arquivadas as cópias dos referidos relatórios , por ordem crescente de tata

Escritório do Chefe de Máquinas

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CHECK LISTS PARA BANCAS E TOMADAS DE ÓLEOS

Escritório do Chefe de Máquinas

REGISTO HISTÓRICO DE BANCAS / AMOSTRAS / DOCUMENTAÇÃO

(Para consulta das Autoridades Marítimas quando solicitado)

Nesta pasta/secção será feito o�Registo histórico de bancas/amostras/Documentação Modelo NCOM_4.06-MdC cada vez que abastece bancas e por ordem sequencial de retenção (nº de bordo). 
Conjuntamente / anexado a este modelo também os seguintes documentos:

  • BDN (Bunker Delivery Note) / Nota de Entrega de Bancas
  • Folhas de cálculo das quantidades
  • Cópia da Carta de protesto (quando aplicável)
  • Ficha de segurança do produto

Escritório do Chefe de Máquinas

CARACTERÍSTICAS DO NAVIO /PLANOS/ DESENHOS E�MANUAIS

Nesta pasta/secção será arquivado o inventário (incluíndo a sua localização) do seguinte:
CARACTERÍSTICASdo equipamento do navio;
PLANOS / DESENHOS do navio;   �
MANUAIS do equipamento do navio

A pasta terá 3 divisões para arquivar cada tipo de documentos.

Escritório do Chefe de Máquinas

Plataforma online