5.01 Relatórios SMS

1. OBJECTIVO

Elaboração dos relatórios SMS de Acidente, Incidente, Não-Conformidade, Inspecção, Observação de cliente ou Sugestão para melhoramento.

2. ÂMBITO

Todos os navios e Direcções.

3. EXCEPÇÕES

Nenhumas.

4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Guidelines on the application of the ISM Code.

TMSA.

5. RESPONSABILIDADE

O pedido para elaboração de um Relatório SMS poderá partir de qualquer tripulante ou empregado do escritório.

A bordo o Comandante é o responsável pela investigação e na primeira linha pela tomada das medidas correctivas imediatas e medidas correctivas preventivas relativas à ocorrência, devidamente datadas de acordo com os prazos acordados, excepto em caso de acidente e quando directamente envolvido.

No escritório, os Directores e o Responsável Nomeado são os responsáveis pela investigação, avaliação das medidas correctivas tomadas por bordo ou aplicação de outras, quando e se necessário.

Os responsáveis pela investigação devem possuir formação e/ou  treino suportado pela experiência prática.

Ao pessoal formado devem ser dadas oportunidades de participarem em investigações (ou exercícios práticos) antes de poderem liderar uma investigação.

5.1 – Relatório SMS emitido no navio

Cabe ao responsável da secção de bordo elaborar o relatório que será sempre presente ao Comandante para o  numerar por ano civil (por navio), o  assinar e enviar para o Responsável Nomeado. O Comandante é responsável pelo envio do relatório para o escritório, recepção e arquivo de toda a documentação associada.

5.2 – Relatório SMS emitido no escritório

O relatório SMS elaborado no escritório deve ser presente ao respectivo Director para o assinar. Tendo sido emitido por qualquer uma das Direcções, este será endereçado ao Responsável Nomeado que o numerará por ano civil (por navio) e o enviará para bordo (original), directamente para o Comandante. Das duas cópias entretanto numeradas, uma será arquivada pelo Responsável Nomeado e outra será entregue para arquivo à Direcção emissora. Se houver mais de uma Direcção envolvida, cada uma receberá uma cópia.

As respostas de bordo devem ser endereçadas directamente ao Responsável Nomeado que as reenviará para a respectiva Direcção envolvida.

6. DESCRIÇÃO

6.1 – Geral

6.1.1 – Não-conformidade

É uma situação observada em que indica em concreto o não cumprimento de um determinado requisito do:

·      Código ISM

·      Do SMS que inclui

– Cumprimento das regras e regulamentos nacionais e internacionais obrigatórios

– Que os Códigos aplicáveis, guias e standard recomendados pelas organizações, Administrações, Sociedades Classificadoras e a indústria marítima (Vettings) são tidos em consideração

·      em equipamentos e sistemas críticos, definidos na secção 3.5 do Manual Técnico.

·      Código ISPS

·      Plano de Protecção

6.1.2 – Incidente

É um acontecimento não desejado, que em circunstâncias ligeiramente diferentes, poderia ter resultado em danos pessoais, materiais e ao ambiente. Na análise do incidente, todas as causas imediatas e remotas são iguais às do acidente, mas aqui ainda não há consequências. Assim é importante reportar os incidentes que possibilitem uma prevenção antecipada.

6.1.3 – Acidente

É um incidente que envolve danos pessoais, materiais ou ao ambiente (com consequências).

O relatório fornecerá à Companhia e ao Comandante informação suficiente para a análise da ocorrência.

6.2 – Quando fazer um Relatório SMS

Sempre que ocorra o não cumprimento dos procedimentos relativos à segurança e à protecção das pessoas e do navio, à integridade do meio ambiente, à carga e seu equipamento.

Os acidentes e incidentes, bem como as não-conformidades  definidas no ponto 6.1, darão sempre origem a um relatório.

O relatório não necessita de ser investigado pelo Responsável Nomeado ou pela correspondente Direcção se as acções correctivas puderem ser determinadas e implementadas a bordo, tendo a situação ficado resolvida. Neste caso o Relatório será dado por encerrado pelo Comandante, sendo enviada uma cópia ao Responsável Nomeado apenas para efeito de conhecimento e arquivo, entregando cópia ao respectivo Director.

Sempre que seja necessária a investigação em terra,  o relatório será enviado, o mais rapidamente possível (por fax), ao Responsável Nomeado, analisando este a comunicação e desencadeando as medidas necessárias à investigação e tomada de acções apropriadas que possam reduzir/eliminar os riscos e as recorrências.

6.2.1 – O Responsável Nomeado deve ser notificado sempre que:

Todos os relatórios de Acidentes e Não-Conformidades emitidos a bordo devem ser de imediato comunicados pelo Comandante ao Responsável Nomeado via telefone quando o envio por fax / recepção / tomada de conhecimento atempadamente no escritório esteja comprometida (ex: depois do horário normal de funcionamento do escritório, fins de semana, ausência do escritório como sejam as férias, deslocações profissionais, outras). Em caso de falha da comunicação / recepção pelo R.N , o Comandante deve notificar o Director correspondente da área e / ou os restantes. Relativamente aos Acidentes e Não-Conformidades relacionados com a protecção, a notificação telefónica ao Responsável Nomeado deve ser efectuada pelo Oficial de Protecção da Companhia..

6.2.2 – Objectivo para a notificação telefónica

–         Avaliação pelo Responsável Nomeado da gravidade da ocorrência e reporte à Gerência / Administração se e  quando aplicável.

–         Salvaguardar atempadamente os contactos / informação a transmitir aos Media, Autoridades Marítimas e/ou afretadores

–         Satisfazer cláusulas do(s) COA(s)

6.3 – Como fazer um Relatório SMS

O relatório deve ser preenchido com toda a informação disponível no momento.

Deverão ser anexados outros documentos / provas que existam:

·      relatórios médicos

·      declarações de testemunhas

·      relatórios de autoridades

·      esquemas

·      fotografias

Sempre que ocorra um acidente serão efectuados testes de detecção de alcoolémia a todos os intervenientes em condições de o fazer.

Se após o envio do relatório surgirem novos elementos sobre a ocorrência, serão imediatamente enviados ao Responsável Nomeado.

A Companhia terá acesso a toda e qualquer documentação, publicação ou registo que possa considerar importante para uso durante ou após a investigação.

O impresso do relatório é genérico e apenas deverão ser preenchidas as secções que se aplicam à ocorrência que se está a relatar. No impresso do relatório deverão ser inscritos os códigos que descrevem o acontecimento que está a ser reportado. A tabela de códigos encontra-se descrita na secção 5.2 deste manual “Tabelas do Relatório SMS”.

O impresso divide-se em diversas secções:

Secção A – Informação geral – esta secção deverá ser sempre preenchida

Secção B – Ocorrência – apenas deverá ser reportada uma ocorrência por impresso

Secção C – Causa – descrição das causas prováveis da ocorrência

Secção D – Consequências – descrição das consequências directas da ocorrência

Secção E / F / G – registar informações de inspecções, reparos de clientes e sugestões de melhoria

6.4 – Distribuição dos Relatórios (emitidos a bordo ou no escritório)

Após recepção de um relatório, o Responsável Nomeado entregará uma cópia do mesmo aos vários departamentos envolvidos.

6.5 – Análise/investigação

Após cada um dos responsáveis das Direcções envolvidas ter analisado o relatório, o Responsável Nomeado reunirá com eles para em conjunto:

·      investigarem a ocorrência e em função do tipo ou gravidade da mesma, estabelecerem um prazo para encerramento e colocação em prática das medidas correctivas

·      verificarem se as medidas correctivas propostas por bordo são adequadas

·      sugerirem novas medidas ou alterarem as propostas

·      comunicarem ao navio quais as medidas correctivas aprovadas e o tempo atribuído para a sua realização

·      o Director da respectiva área deve informar o Responsável Nomeado sempre que  o prazo estabelecido não possa ser cumprido, podendo ser acordado novo prazo

·      corrigir e modificar o Sistema de Gestão de Segurança quando necessário e se aplicável

·      corrigir e modificar os procedimentos relativos à protecção quando necessário e se aplicável

·      divulgação à frota sempre que dada a importância ou gravidade da ocorrência assim se justifique

6.6 – Registo e estado de resolução

6.6.1 – Relatórios SMS emitidos no navio

Para registo e controlo do estado de resolução dos relatórios SMS, o Responsável Nomeado manterá actualizado o impresso da secção 5.3 deste manual, para cada navio. O Responsável Nomeado será o responsável pelo controlo e distribuição desta listagem aos respectivos navios e a todas as Direcções.

6.6.2 – Relatórios SMS emitidos no escritório

Para registo e controlo do estado de resolução dos relatórios SMS, o Responsável Nomeado manterá actualizado o impresso da secção 5.3 deste manual, para cada navio.

O Responsável Nomeado será o responsável pelo controlo e distribuição desta listagem aos respectivos navios e a todas as Direcções.