Auditorias e Inspeções
1. OBJECTIVO
Realização de auditorias internas e externas e inspecções internas e externas ao Sistema de Gestão de Segurança (SMS).
2. ÂMBITO
Sistema de Gestão de Segurança (SMS).
3. EXCEPÇÕES
Nenhumas.
4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Imo Resolution A.741(18).
Ship Inspection Report (SIRE).
Vessel Inspection Questionnaire.
TMSA.
5. RESPONSABILIDADE
5.1 – Auditorias
O Responsável Nomeado é responsável por assegurar que um Plano Anual de Auditorias internas e externas ao SMS, ao escritório e aos navios é estabelecido e mantido.
Os Auditores internos e externos são responsáveis por realizarem as auditorias aos navios e escritório conforme o indicado no Plano.
5.2 – Inspecções
O Director de Segurança (Protecção) é responsável por assegurar que um Plano Anual para as inspecções programadas aos navios é estabelecido e mantido.
Os Inspectores internos ou externos são responsáveis por realizarem as inspecções programadas aos navios conforme indicado no plano. A Companhia adoptou o formato standard da indústria de acordo com o modelo da OCIMF ou do CDI para o sistema de inspecções a realizar aos seus navios.
6. DESCRIÇÃO
6.1. Plano
Em Janeiro de cada ano o Responsável Nomeado preparará um Plano Anual para as auditorias internas e externas a efectuar aos navios e escritório.
O plano indicará o mês, mas não o dia, em que a auditoria será realizada.
6.2. Periodicidade
6.2.1 – Periodicidade das Auditorias
Será realizada anualmente, pelo menos uma auditoria interna a cada navio e escritório realizadas por pessoal competente, qualificado e experiente.
Nestas auditorias estão incluídas as auditorias externas de acompanhamento.
No caso de navios operando fora da Europa a periodicidade será também de uma auditoria anual. As Auditorias de certificação serão efectuadas conforme as exigências externas.
6.2.2 – Periodicidade das inspecções
Será realizada pelo menos 1 Inspecção interna anualmente. As inspecções externas serão feitas conforme as exigências externas.
6.3. Nomeação dos auditores
O Auditor interno é o Responsável Nomeado. Outros Auditores internos podem ser nomeados pelo Responsável Nomeado.
O seguinte deverá ser considerado como sendo importante para a sua nomeação:
· conhecimento do código ISM;
· conhecimento do Sistema de Gestão de Segurança (SMS) da companhia e / ou de bordo;
· experiência prática de operações marítimas;
· conhecimento prático do tipo adequado de navio;
· treino e experiência em auditorias;
· independência em relação à área a ser auditada.
Na nomeação de auditores para auditorias ao SMS, o Responsável Nomeado observará o princípio de que, na altura da auditoria, o auditor não deverá estar directamente envolvido na área, escritório ou departamento ou actividade de bordo, a ser auditada.
6.4. Treino dos Auditores Internos
A companhia deverá desenvolver cursos de treino que melhor se adaptem às suas necessidades e pode encontrar os auditores internos para o SMS nas seguintes origens:
· Directores da companhia (Departamentos de Pessoal, Operações, Tecnico e de Segurança);
· Comandantes, Chefes de Máquina e Imediatos;
· Auditores de SMS independentes
6.5. Auditorias
6.5.1. Marcação da data
No mês anterior para o qual a auditoria está planeada o auditor contactará o responsável pela área a ser auditada e combinará a data da auditoria.
6.5.2. Planeamento
O planeamento é essencial para assegurar que todos os elementos para a condução da auditoria estão identificados.
Se possível, para o planeamento da auditoria o auditor deverá fazer um contacto com o auditado para acordarem:
· horário para a auditoria;
· áreas, actividades e / ou pessoas a serem auditadas
com o fim de minimizar interrupções nas operações normais.
6.5.3. Realização
6.5.3.1 – Auditorias
A auditoria começa com uma reunião onde o auditor explica o objectivo e o método para conduzir a auditoria.
A auditoria será realizada utilizando os “Check Lists” da Secção 7 deste Manual.
Quando se verifica a conformidade com o Sistema de Gestão de Segurança (SMS) o relato de Não-Conformidades (NCs) incluindo acidentes e ocorrências perigosas é uma importante exigência no processo de auditorias ao Sistema de Gestão de Segurança (SMS).
Às pessoas com responsabilidades na estrutura de gestão (Comandante, Chefe de Máquinas, Oficiais seniores ou o responsável pelo Serviço do Escritório) é pedido que concordem com a existência das não-conformidades.
Ao detectar-se uma não-conformidade é também importante identificar meios para combater o defeito estabelecendo a acção ou acções correctivas apropriadas incluindo acordo de data para uma efectiva resolução.
Realizar-se à uma reunião final na qual o auditor apresentará o sumário das deficiências e acções correctivas (CARs) a serem tomadas.
6.5.3.2 – Inspecções
Quando se detectar um observação / deficiênciaé também importante identificar meios para combater o defeito estabelecendo a acção ou acções correctivas apropriadas incluindo acordo de data para uma efectiva resolução.
Realizar-se à uma reunião final na qual o auditor apresentará o sumário das deficiências e acções correctivas (CARs) a serem tomadas.
6.5.4. Relatório
6.5.4.1 – Relatório de Auditoria
O Auditor interno preparará um Relatório de Auditoria no prazo máximo de uma semana após a auditoria . O Auditor externo preparará um relatório em tempo razoável que será enviado ao Responsável Nomeado.
6.5.4.2 – Relatório de inspecção
O Inspector interno preparará um relatório de inspecção no prazo máximo de uma semana após a inspecção. O Inspector externo preparará um relatório em tempo razoável que será enviado ao Director de Segurança (Protecção). No caso do Port State Control e das entidades inspectoras externas que elaborem e deixem a bordo o relatório (rascunho), cópias destes devem ser enviadas pelo Comandante para o Director de Segurança (Protecção).
6.6. Auditoria Complementar
Quando são encontradas não-conformidades graves pode ser necessário realizar uma auditoria complementar (FU).
Esta ficará ao critério do Responsável Nomeado.
A finalidade desta auditoria complementar é certificar que as medidas correctivas foram implementadas e que são eficazes.
Em casos de não-conformidades de menor gravidade a notificação pelo Director responsável pela área auditada de que as acções correctivas apropriadas foram tomadas e foram efectivas, será o suficiente para o encerramento da não-conformidade.
Se uma auditoria complementar é julgada necessária este procedimento será repetido.
AUDITORIAS INTERNAS / EXTERNAS (SMS) – AUDITORIAS INTERNAS / EXTERNAS (PROTECÇÃO) – AUTORIDADES MARÍTIMAS – INSPECÇÕES (SEGURADORAS, SALVAMENTO)
| ACÇÃO | RESPONSÁVEL | OBSERVAÇÕES |
| EXECUÇÃO DA AUDITORIA / INSPECÇÃO | Director de Segurança (Protecção), Responsável Nomeado ou outra entidade inspectora externa | |
| DIVULGAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DO RESULTADO E DOCUMENTAÇÃO DA AUDITORIA / INSPECÇÃO, COM INDICAÇÃO DO PRAZO LIMITE PARA APRESENTAÇÃO DO RESULTADO DA INVESTIGAÇÃO | Director de Segurança (Protecção) ou Responsável Nomeado | Para além da divulgação e distribuição ao Director da área auditada / inspeccionada e / ou navio, o responsável poderá optar pela divulgação interna a outros navios, Directores ou Gerentes. O prazo previamente acordado com o Director da área auditada / inspeccionada, não deverá ser uniforme, mas o mais adequado a cada situação concreta, ponderada a urgência, gravidade ou prazo de resposta a terceiros |
| AVALIAÇÃO DAS MEDIDAS CORRECTIVAS IMEDIATAS, INVESTIGAÇÃO E PROPOSTA DE MEDIDAS CORRECTIVAS E PREVENTIVAS | Director a quem é distribuído o relatório para investigação | A investigação deverá ser iniciada de imediato. O Director é responsável de forma autónoma pela investigação, envolvendo e coordenando todos os intervenientes que considere relevantes (Comandos e Chefias dos navios, Directores, …) |
| APRESENTAÇÃO DO RESULTADO DA INVESTIGAÇÃO COM PROPOSTA DE MEDIDAS CORRECTIVAS E PREVENTIVAS | Director responsável pela investigação | O prazo estabelecido para apresentação do resultado da investigação deverá ser sempre antecipado tanto quanto possível. O Director de Segurança (Protecção) ou o Responsável Nomeado deverá ser prontamente informado caso o prazo estabelecido não possa ser cumprido, podendo ser acordado novo prazo |
| AVALIAÇÃO DA INVESTIGAÇÃO E DAS MEDIDAS CORRECTIVAS IMEDIATAS E PREVENTIVAS | Director de Segurança (Protecção) ou Responsável Nomeado | Após recepção, o Director de Segurança (Protecção) ou o Responsável Nomeado avaliará as conclusões da investigação, contactando, se necessário, o Director responsável pela investigação, mantendo este a responsabilidade pela articulação e coordenação com os restantes intervenientes na investigação |
| FECHO DA INVESTIGAÇÃO /RELATÓRIO | Director de Segurança (Protecção) ou Responsável Nomeado | Depois de acordadas as medidas correctivas, cabe ao Director de Protecção ou ao Responsável Nomeado a responsabilidade pelo fecho, devendo este ser comunicado ao Director da área. Na impossibilidade de acordo, poderá haver recurso para a Gerência |
MAIN_7.01-MdC.doc
LISTA DE DISTRIBUIÇÃO
Navio / Direcções Técnica / Segurança / Operações / Pessoal /Segurança (Protecção) / Responsável Nomeado / Online