4.13 Linhas de Comunicação

Linhas de Comunicação

1. OBJECTIVO

Assegurar que são estabelecidas e clarificadas linhas de comunicação entre a gestão de terra e os navios.

2. ÂMBITO

Todas as comunicações relacionadas com o Sistema de Gestão de Segurança (SMS).

3. EXCEPÇÕES

Nenhuma.

4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

SMS.

5. RESPONSABILIDADE

Todos os Diretores, o Responsável Nomeado e os Comandantes são responsáveis por assegurarem que todo o pessoal sob sua responsabilidade estão completamente familiarizados com as linhas de comunicação descritas neste procedimento.

6. DESCRIÇÃO

6.1 – Envio de documentação do Navio para a Companhia

Todas as comunicações, relatórios e outros documentos com origem no navio serão do conhecimento do Comandante e enviados à Direção relevante e adequada conforme definido nos manuais do SMS, sem prejuízo do Responsável Nomeado ser informado ou lhe ser pedida uma decisão sempre que o Comandante julgue que a segurança das pessoas e do ambiente está em perigo.

6.2 – Envio de documentação da Companhia para o Navio

Todas as comunicações e documentos com origem na Companhia serão sempre endereçadas ao Comandante, que por sua vez será responsável por informar o pessoal e/ou as secções de bordo.

6.3 – Idioma de comando e trabalho

O idioma de comando e trabalho a bordo dos navios geridos pela Companhia é o Português embora comumente se utilize o crioulo (Língua local) durante a decorrência dos trabalhos.

Também o idioma usado em todas as comunicações verbais e escritas, incluindo relatórios e registos, entre a Companhia e os navios, será o Português.

6.4 – Formas de comunicação

Para assegurar a livre circulação de informação, estão disponíveis as seguintes formas de comunicação:

·      Comunicações verbais, telefone

·      Telefones de emergência

·      Comunicações escritas, relatórios, registos, e-mail

6.4.1 – Comunicações verbais

Sempre que possível, todas as comunicações verbais deverão ser seguidas de confirmação escrita para evitar erros de interpretação por qualquer das partes, e para assegurar que a comunicação é arquivada.

6.4.2 – Telefones de emergência

Existem vários telefones de emergência, da responsabilidade dos Directores e Superintendentes, disponíveis em permanência nos períodos fora do expediente.

Os números dos telefones de emergência estão listados no manual Emergências e Planos de Contingência – Escritório, secção 2.1.

6.4.3 – Comunicações escritas

As comunicações escritas e relatórios terão os formatos estabelecidos nos manuais SMS.

6.5 – Comunicações Internas

A comunicação interna é um documento que regula a tomada de conhecimento / informação atempadamente sobre diversas matérias legislativas, não legislativas e também procedimentos.

6.5.1 – Comunicações Internas emitidas no escritório

As comunicações internas emitidas no escritório, serão numeradas sequencialmente em cada ano civil, escritas e distribuídas por cada uma das Direcções e pelo Responsável Nomeado. Independentemente da distribuição, quando e se aplicável, será mencionada pela entidade emissora a divulgação obrigatória às diversas secções / funções de bordo, tendo o Comandante o dever de facultar as respectivas cópias. Os originais serão arquivados pelo responsável emissor e pela entidade receptora, o Comandante.

6.5.2 – Comunicações Internas emitidas a bordo (navio/escritório ou navio/navio)

As comunicações internas emitidas a bordo, independentemente de serem escritas pelo Comandante ou pelo Chefe de Máquinas, serão numeradas sequencialmente em cada ano civil e exclusivamente pelo Comandante. O Comandante arquivará sempre o original. As cópias serão arquivadas pelo Chefe de Máquinas quando seja este a entidade emissora.. Para além da distribuição, deve a comunicação interna conter a divulgação obrigatória às diversas secções / funções de bordo, quando e se aplicável. O responsável pela respectiva divulgação (navio/navio) serão o Comandante e Chefe de Máquinas.

6.5.3 – Revisão das comunicações internas

As comunicações internas emitidas pelo escritório ou por bordo, não têm qualquer revisão.

6.5.4 – Listagem de controlo das comunicações internas emitidas no escritório

Deve existir uma listagem de controlo sob responsabilidade de cada Direcção e do Responsável Nomeado. Cópia desta listagem actualizada deve ser sempre enviada a acompanhar a respectiva comunicação interna.

6.5.5 – Listagem de controlo das comunicações internas emitidas a bordo (navio/escritório e navio/navio)

Deve existir a bordo uma listagem de controlo actualizada e sob responsabilidade do Comandante. Cópia desta listagem actualizada deve ser sempre enviada a acompanhar a respectiva comunicação interna.

6.5.6 – Arquivos e modelo da Comunicação Interna e da listagem de controlo

Para identificação expedita dos arquivos em terra ou a bordo de grande parte dos relatórios, registos e outros documentos previstos no SMS, devem ser consultadas como referência as seguintes secções deste manual:

– a Secçãodenominada, “Registos do ISM – Frequência, local arquivo, duração arquivo, responsável (arquivo / destruição)”, na coluna ‘Local de arquivo ou registo’

– a secçãodenominada, Pastas dos Registos Relativos ao SMS

O formato da Comunicação Interna é o modelo constante da Secçãointitulada Impresso de nota interna e da listagem de controlo é o modelo constante da Secçãointitulada Controlo da Listagem de Comunicações Internas(deste manual).

6.6 – Comunicações externas

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