4.07 Registos do ISM e PPN

Registos do ISM e PPN         �    �

1. OBJECTIVO

Descrição dos requisitos referentes à frequência, local de arquivo, duração do arquivo e responsável (arquivo/destruição) dos vários registos do ISM e do Planos de Protecção dos navios.

2. ÂMBITO

Todos os navios e serviços. O âmbito de aplicação deste procedimento é o da documentação relevante referente ao Código ISM e ao Código ISPS e Plano de Protecção.

3. EXCEPÇÕES

Nenhuma.

4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Nenhum.

5. RESPONSABILIDADE

Os responsáveis pelo cumprimento dos vários requisitos deste procedimento são os indicados na Secção 4.11.

A responsabilidade global é do Responsável Nomeado que assegura, por parte da Companhia, o cumprimento dos requisitos do ISM e do Oficial de Protecção da Companhia o cumprimento dos requisitos do PPN.

6. DESCRIÇÃO

Tendo em conta a quantidade de documentos/registos existentes no ISM, foi elaborado um documento denominado REGISTOS DO ISM – FREQUÊNCIA, LOCAL ARQUIVO, DURAÇÃO ARQUIVO, RESPONSÁVEL (ARQUIVO/DESTRUIÇÃO), Secção 4.11, em que estão mencionados todos os documentos existentes com registo obrigatório, bem como os requisitos para cada um.

6.1. Frequência

A frequência com que os documentos devem ser preenchidos é a que vem especificada nos respectivos procedimentos.

6.2. Local de Arquivo / Registo

Para possibilitar a uniformização e simplificação na procura/arquivo de documentos, o local onde se arquiva/regista qualquer documento está bem definido. Quando arquivados, as pastas que os contêm devem estar bem identificadas.

A organização das pastas está descrita na secção 4.20 (Pastas dos registos relativos ao SMS) que define:

–        número atribuído a cada pasta;

–        título;

–        conteúdo;

–        localização (de acordo com a secção 4.11).

6.3. Responsável pelo Arquivo/Registo

Os responsáveis pelo Arquivo/Registo estão definidos na Secção 4.11 deste Manual.

6.4. Duração do Arquivo/Registo

A duração do Arquivo/Registo está especificada na Secção 4.11 e obedece a critérios estabelecidos por regras nacionais e/ou internacionais (se existirem em relação a esses assuntos), ou foram adoptados períodos que se julgam ser os mais adequados à importância das matérias tratadas.

6.5. Responsável pela Destruição

Com a finalidade de existir um controlo da destruição de documentação, evitando que inadvertidamente possa ser inutilizada qualquer documentação que possa fazer falta, restringiu-se bastante o leque das pessoas autorizadas a fazê-lo. O responsável em cada caso vem indicado na Secção 4.11

6.6. Troca de informação relativa aos Planos de Protecção dos Navios e aos resultados das Auditorias ISPS/PPN e respectivas medidas correctivas

Toda a troca de informação referente à área da protecção e planos de protecção dos navios deve ser tratada de modo confidencial, logo devidamente guardada e não disponível para terceiros.

Os seguintes impressos, se constantes de informação respeitante à protecção devem ser assinalados como CONFIDENCIAIS:

(duração –  arquivos e pastas de acordo com o ISM)

– Pedidos de Alteração de Procedimentos (navio ou escritório)

– Entrega/Recepção de Documentos

– Comunicações Internas

– Instruções de Trabalho

– Relatório SMS (reporte de Não Conformidade)

(duração –  arquivos e pastas de acordo com o PPN ) só para as auditorias ao PPN

– Folha de Controlo de Auditorias internas e externas ao SGS ou ao PPN

 – Impresso de preparação de auditoria interna ao SGS ou PPN

– Plano de auditoria interna ao SGS ou PPN

– Relatório de auditoria interna do SGS ou PPN

– Nota de Não Conformidade (auditorias internas) SGS ou PPN

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          A Gerência,              �                                                                                 �